IW: 8,3 Mrd. Euro Ersparnis für Unternehmen möglich mit Nutzung digitaler Meetingtechnologien

Laut Kurzbericht des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) können digitale Technologien helfen, Distanzen zu überbrücken und schneller zu kommunizieren. Würden diese Technologien mehr genutzt, so könnte die deutsche Wirtschaft theoretisch 8,3 Milliarden Euro im Jahr einsparen.

2016 hat die deutsche Wirtschaft 51,6 Milliarden Euro (1,5 Prozent mehr als im Vorjahr) für 183,4 Millionen nationale und internationale Dienstreisen ausgegeben. Der durchschnittliche Preis pro Geschäftsreisendem und Tag stieg in dem Zeitraum um 1,6 Prozent auf 155 Euro. Für 2018 sind höhere Kosten aufgrund der Steigerung der Preise für Flugtickets, Hotelübernachtungen, Bahn und Taxi zu erwarten. Vor zehn Jahren lagen die Dienstreisen in Deutschland noch bei knapp 26 Millionen Reisen weniger jährlich, das entspricht gut 16 Prozent weniger. Die Gesamtkosten stiegen in diesem Zeitraum um etwa 9 Prozent. Um die Gesamtausgaben für Geschäftsreisen zu senken, müsste also die Anzahl der Dienstreisen reduziert werden. Digitale Technologien wie Videokonferenzsysteme und Internettelefonie können dabei helfen, da diese mittlerweile so weit entwickelt sind, dass Meetings bei entsprechender Internetverbindung in Echtzeit und mit qualitativ hochwertigen Übertragungsbildern digital erfolgen können. Auch Bildschirme können geteilt werden und mehrere Teilnehmer ortsunabhängig das gleiche Dokument sehen und bearbeiten. Die Vorzüge von Videoübertragungen können damit Dienstreisen zumindest teilweise ersetzen. Neben der direkten Kostenersparnis käme es auch zu erheblichen Zeiteinsparungen und somit zu einem deutlich verbesserten Verhältnis zwischen tatsächlichem Zeiteinsatz und produktiver Arbeitszeit.

Dennoch verläuft die Durchsetzung digitaler Meetingtechnologien in deutschen Unternehmen langsam. Von 50 Prozent der befragten deutschen Unternehmen ab 20 Mitarbeitern werden Onlinemeetings und Videokonferenzen häufig genutzt, um sich mit Geschäftspartnern und Kollegen auszutauschen (Vorjahreswert: 40 Prozent). Ein Fünftel der Unternehmen nutzt diese Technologien jedoch gar nicht. Nach wie vor ist das Festnetz-Telefon noch die verbreitetste Form der internen und externen Kommunikation, dicht gefolgt von der Email. Die meisten Unternehmensmeetings finden noch als Präsenztreffen statt und nicht als Videokonferenz, 39 Prozent der Befragten erwarten jedoch eine Zunahme der Bedeutung letzterer.

Oft werden Dienstreisen durchgeführt, weil Face-to-Face-Kontakte als notwendig für das Aufbauen von Vertrauen gesehen werden. Allerdings werden auch einige Meetings aus Routine durchgeführt, ohne diese zu hinterfragen. 71 Prozent der Geschäftsreisenden aus Unternehmen ab 250 Mitarbeitern schätzen, dass ihr persönlicher Besuch beim Geschäftspartner einen großen Einfluss auf den Abschluss von Neu- und Folgeaufträgen hat. Die Bereitschaft zum Abschluss von Aufträgen würde durch persönliche Treffen um durchschnittlich 46 Prozent gesteigert. 13 Prozent sprechen von einem mittleren Einfluss, 16 Prozent sehen einen geringen oder keinen Einfluss.

Ausgehend davon, dass die 16 Prozent der Geschäftsreisenden, die ihren persönlichen Besuch nicht für erfolgsbeeinflussend halten, auch 16 Prozent der Geschäftsreisen ausmachen, könnte dieser Anteil an Geschäftsreisen potenziell eingespart werden. Bei 16 Prozent ersetzbaren Dienstreisen, ergäbe dies ein Einsparpotenzial von 8,3 Milliarden Euro pro Jahr bezogen auf die Geschäftsreisekosten von 51,6 Milliarden Euro. Die Kosten, die für die digitalen Technologien anfallen, werden jedoch bei den hier errechneten jährlichen Kosteneinsparungen von 8,3 Milliarden Euro nicht berücksichtigt. Gerade in ländlichen Regionen ist insbesondere entsprechendes Breitbandinternet erforderlich. Auf persönlichen Kontakt legen Deutsche besonderen Wert: Im internationalen Vergleich führt Deutschland das Ranking der Länder an, die virtuelle Interaktion nicht als gleichwertig zum persönlichen Kontakt empfinden. Knapp ein Drittel der Deutschen bewertet virtuelle Interaktionen mit Menschen nicht genauso gut wie persönlichen Kontakt. Denkbar ist auch, dass dies eine Generationenfrage sein könnte: 22 Prozent der 20- bis 29-Jährigen halten beide Formen nicht für gleichwertig; bei den über 50-Jährigen sind es fast 40 Prozent.

Persönliche Begegnungen werden in der Wahrnehmung der befragten Fach- und Führungskräfte gerade in digitalen Zeiten wertvoller. Digitale Technologien stimulieren sogar die Nachfrage nach Dienstreisen, denn sie ermöglichen Beziehungen, die ohne sie nicht entstanden wären. Für 2018 rechnen die meisten befragten Unternehmen mit gleichbleibenden bis steigenden Reiseaktivitäten. Begründet könnte dieser Trend darin liegen, dass Geschäftsreisemanagement in vielen Unternehmen noch nicht als strategischer Faktor gesehen wird.

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Gesa Kok
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