Fragen und Antworten zum Thema „Personalvermittlung“

Was versteht man unter Personalvermittlung?

Die Personalvermittlung umfasst alle Tätigkeiten, die Arbeitgeber und Kandidaten zu einem Arbeitsverhältnis zusammenführen. Man unterscheidet zwischen zwei Varianten der Personalsuche: „Permanent Placement“ (Personalvermittlung) und „Temp-to-perm“ (Zeitarbeit mit anschließender Übernahme). Beim „Permanent Placement“ handelt es sich um eine zu besetzende Stelle, die ein (meist) unbefristetes Arbeitsverhältnis bei einem Unternehmen beinhaltet, für das der Personalvermittler einen Kandidaten sucht, während „Temp-to-perm“ bedeutet, dass der Kandidat im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung beim Kundenunternehmen für einen gewissen Zeitraum eingesetzt wird, an den sich dann die Übernahme anschließt. „Temp-to-perm“ eröffnet dem Kundenunternehmen die Möglichkeit, einen Mitarbeiter direkt im Arbeitsverhältnis kennenzulernen. Für Kandidaten gilt dies ebenso: Sie erhalten die Möglichkeit, in einem Unternehmen zu arbeiten und die Abläufe wie auch das zukünftige Team zu erleben.

Welche Vorteile hat die Personalvermittlung für das Kundenunternehmen?

Der gesamte Aufwand der Kandidatensuche wird vom Personalvermittler übernommen. Dieser fungiert zwischen dem Kandidaten und dem Kundenunternehmen während des gesamten Bewerbungsprozesses vom Eingang der Unterlagen bis hin zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrages mit dem Unternehmen als Schnittstelle: Sichtung der Unterlagen, Führen eines strukturierten Interviews, Beantwortung offener Fragen, Beratung zur Optimierung der Bewerbungsunterlagen, Erstellung eines aussagekräftigen Exposés und dessen Weiterleitung an den Auftraggeber, Recherche nach weiteren adäquaten Vakanzen innerhalb des Kundennetzwerkes, Koordinieren des Vorstellungsgespräches beim Auftraggeber inklusive vorbereitendem Briefing, kontinuierliche Kommunikation und Feedback während des gesamten Prozesses, sämtliche Kommunikation mit dem Kundenunternehmen und optional auf Wunsch Aufnahme in das Kandidatennetzwerk des Dienstleisters und nachhaltige Betreuung bis zur Vermittlung in ein festes Anstellungsverhältnis. Im Regelfall profitiert das Kundenunternehmen von dem Netzwerk und den Kontakten des Personalvermittlers.

Was sind die Vorteile der Personalvermittlung für den Kandidaten?

Der Kandidat profitiert von einem umfangreichen Stellenangebot, das unter Umständen nicht offiziell ausgeschrieben ist. Er erspart sich die Suche und das Anschreiben von Unternehmen sowie das Nachhalten seiner laufenden Bewerbungen. Zudem werden die Kandidaten auf ihre Vorstellungsgespräche beim Kundenunternehmen vorbereitet und erhalten so einen Vorteil gegenüber anderen Kandidaten. Auf Wunsch werden Kandidaten zu Vorstellungsgesprächen begleitet.

Wie läuft der Vermittlungsprozess im Regelfall ab?

Gemeinsam mit dem Kundenunternehmen werden die Eckdaten der zu besetzenden Stelle mitgeteilt. Sodann erstellt der Vermittler ein detailliertes Anforderungsprofil der zu besetzenden Stelle. Im nächsten Schritt werden Kandidaten gesucht und dem Kunden vorgeschlagen. Dabei kommt die Bandbreite der Personalgewinnungsstrategien zum Einsatz. So werden Interviews mit Kandidaten geführt, die Zeugnisse geprüft und bei Bedarf Referenzen eingeholt. Außerdem werden auf Kundenwunsch qualifizierte Profile der Kandidaten erstellt. Der Dienstleister übernimmt die Organisation der Vorstellungsgespräche für den Kunden und begleitet die Kandidaten bei Bedarf zum Interview.

Bei der Suche nach passenden Kandidaten setzen die Personalvermittler innovative Recruitingstrategien wie „Active Sourcing“ ein. Beim „Active Sourcing“ werden vielversprechende Talente identifiziert und aktiv angesprochen, so dass eine dauerhafte Beziehung entsteht, auch wenn die Kandidaten zu dem Zeitpunkt der Ansprache ihren Arbeitsplatz noch nicht wechseln wollen. Ziel ist es, Kandidaten durch den persönlichen Kontakt zu binden und zum Wechseln zu animieren, um nicht auf passende Bewerbungen warten zu müssen.

Was kostet die Personalvermittlung?

In den meisten Fällen beauftragt das Kundenunternehmen den Vermittler und bezahlt im Fall einer Einstellung eines Kandidaten ein Vermittlungshonorar. Fällig wird dieses Honorar dann, wenn zwischen dem Kundenbetrieb und dem Kandidaten ein Arbeitsverhältnis zustande kommt. Dies ist üblicherweise in den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geregelt. In diesen Fällen ist die Vermittlung für den Kandidaten somit kostenfrei. 

Kommt der Vermittlungsauftrag vom Kandidaten selbst, kann er ihn entweder über die Agentur für Arbeit über einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein abrechnen oder schuldet das Honorar selbst – je nach Ausgestaltung seiner Beauftragung des Vermittlers.

Müssen Personalvermittler Mitglied in einer Tarifgemeinschaft sein?

Als Personalvermittler muss man nicht Mitglied einer Tarifgemeinschaft sein, da der Arbeitsuchende einen direkten Vertrag mit dem Kundenunternehmen abschließt und nicht in Form der Arbeitnehmerüberlassung über den Personalvermittler eingestellt ist. Natürlich ist es trotzdem sinnvoll, Mitglied im Verbandsbereich Personalvermittlung im BAP zu sein. Die Mitgliedschaft ist die Grundlage zur Sicherung der Qualität und Seriosität von Personalvermittlern. Zusätzlich werden rechtlicher Beistand, eine Plattform für den aktiven Austausch, die Einbindung in ein Netzwerk und Weiterbildungen angeboten.

Benötigt man zur gewerbsmäßigen Personalvermittlung eine Erlaubnis?

Das Gewerbe ist nicht erlaubnispflichtig, sondern muss lediglich beim zuständigen Gewerbeamt angezeigt werden (§ 14 GewO). 

Für die Abrechnung von Vermittlungsgutscheinen bei der BA ist eine Zertifizierung (AZAV) zwingend erforderlich (siehe Fragen 11 und 12).

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten für die Vermittlungsverträge?

Für Vermittlungsverträge gelten die rechtlichen Rahmenbedingungen der Maklerverträge gemäß §§ 652ff BGB.

Benötigt man als Kandidat einen Vermittlungsgutschein von der Bundesagentur für Arbeit?

Für die Vermittlung durch Personalvermittler ist ein Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS) nicht zwingend. Allerdings hat ein bei der Bundesagentur für Arbeit als arbeitsuchend gemeldeter Kandidat nach Erfüllung bestimmter Kriterien die Möglichkeit, einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (siehe Frage 10) bei der Bundesagentur für Arbeit zu beantragen. Dieser Gutschein kann bei privaten Arbeitsvermittlern eingelöst werden. Die privaten Arbeitsvermittler rechnen diesen Gutschein mit der Bundesagentur für Arbeit ab. Diese Abrechnung ist nur möglich, wenn die privaten Arbeitsvermittler eine Zertifizierung vorweisen können, die sogenannte AZAV-Zertifizierung (siehe Frage 11). 

Was ist ein Vermittlungsgutschein?

Den Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS) gibt die Bundesagentur für Arbeit an einen Arbeitsuchenden. Dieser kann mit dem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein private Arbeitsvermittler beauftragen. Bei erfolgter Vermittlung übernimmt die Bundesagentur für Arbeit den Vergütungsanspruch aus dem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein, sofern der Arbeitsvermittler über eine Trägerzulassung verfügt.

Was ist eine AZAV-Zertifizierung?

Mit dem „Gesetz zur Verbesserung der Eingliederungschancen am Arbeitsmarkt“ vom 20.12.2011, das verschiedene arbeitsmarktpolitische Instrumente zusammenfasst, wurde ein neues Kapitel zur Zulassung von Trägern und Maßnahmen in das SGB III eingefügt (Fünftes Kapitel). Jetzt benötigen alle Träger, die Maßnahmen der Arbeitsförderung durchführen, eine externe Zulassung bei einer der anerkannten Zertifizierungsstellen, auch Trägerzulassung oder AZAV-Zertifizierung („Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung“) genannt. Diese Zulassung ist nötig, um als privater Arbeitsvermittler Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine (AVGS) der Bundesagentur für Arbeit einzulösen. Die Deutsche Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS) hat auf ihrer Internetseite Informationen zu dem Zertifizierungsverfahren zusammengestellt.

Wer benötigt eine AZAV-Zertifizierung?

Private Arbeits- oder Personalvermittler benötigen eine Trägerzulassung, sofern sie Leistungen wie den Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS) mit der Bundesagentur für Arbeit abrechnen wollen. Grundlage bildet das „Gesetz zur Verbesserung der Eingliederungschancen am Arbeitsmarkt“ (siehe auch Frage 13). Private Arbeits- oder Personalvermittler können weiterhin ohne eine Zertifizierung vermitteln, wenn sie ihre Tätigkeit nicht bei der Agentur für Arbeit abrechnen lassen wollen.

Wo findet man eine Liste der fachkundigen Stellen?

Die Homepage der Bundesagentur für Arbeit bietet im Bereich Kurs-Net eine Übersicht der fachkundigen Stellen, die private Arbeitsvermittler zertifizieren: http://kursnet-finden.arbeitsagentur.de/kurs/start?target=fks

Welche Anforderungen sollten private Arbeitsvermittler bei der Beauftragung durch einen Arbeitsuchenden beachten?

Der Gesetzgeber sieht für die private Arbeitsvermittlung bestimmte Anforderungen vor, die der Arbeitsvermittler einzuhalten hat (siehe auch §§ 296 ff. SGB III):

  • Ein schriftlicher Vertrag zwischen Vermittler und Arbeitsuchendem ist Pflicht.
  • Die vereinbarte Vergütung darf 2.000 Euro nicht überschreiten (einschließlich Umsatzsteuer).
  • Es darf kein Vorschuss verlangt oder entgegengenommen werden
  • Vergütung erfolgt nur dann, wenn das Arbeitsverhältnis durch die Tätigkeit des Vermittlers auch tatsächlich zustande kommt.
  • Seit dem 01.01.2015 ist die Abrechnung über den Vermittlungsgutschein umsatzsteuerfrei